Data sprzedaży i data wystawienia faktury – co warto wiedzieć?

Faktura może zawierać dwie różne daty: datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Często się pokrywają, ale nie jest to regułą. Od tych dat zależy między innymi, w którym okresie rozliczyć VAT i przychód w PIT.

Data sprzedaży a data wystawienia

Data sprzedaży to dzień dostawy towaru albo wykonania usługi. Data wystawienia to dzień, w którym powstaje sam dokument. Gdy obie daty są identyczne, daty sprzedaży nie trzeba osobno podawać.

Termin na wystawienie faktury

Fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. Przykład: za usługę wykonaną 20 listopada fakturę można wystawić najpóźniej 15 grudnia.

Przepisy przewidują też wyjątki. Najważniejsze z nich to:

• zaliczka – faktura do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę,
• usługi budowlane – faktura do 30. dnia od wykonania usługi,
• media, najem, usługi telekomunikacyjne oraz stała obsługa prawna i biurowa – faktura najpóźniej z upływem terminu płatności.

Najwcześniej fakturę można wystawić 60 dni przed sprzedażą albo otrzymaniem zapłaty. Limit nie obowiązuje między innymi przy fakturach za media lub najem, które wskazują okres rozliczeniowy.

Data a obowiązek podatkowy w VAT

W VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi, a nie z dniem wystawienia faktury. Przy zaliczce obowiązek powstaje w dniu jej otrzymania, w otrzymanej kwocie. Dla mediów czy najmu co do zasady decyduje dzień wystawienia faktury.

Kiedy powstaje przychód w PIT?

Przychód w PIT powstaje w dniu wydania towaru albo wykonania usługi. Jeśli jednak wcześniej wystawiono fakturę albo otrzymano zapłatę, przychód powstaje w tym wcześniejszym dniu. Usługi rozliczane w okresach rozliczeniowych dają przychód w ostatnim dniu okresu.

Faktura w KSeF

Przy fakturach wystawianych w KSeF datą wystawienia jest co do zasady dzień przesłania faktury do systemu. Datę sprzedaży podaje się w niej tak jak dotąd, gdy różni się od daty wystawienia.

W skrócie

• Data sprzedaży to dzień dostawy lub wykonania usługi, a data wystawienia to dzień utworzenia faktury.
• Fakturę wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży.
• Najwcześniej można ją wystawić 60 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem zapłaty.
• Obowiązek w VAT i przychód w PIT zależą przede wszystkim od daty sprzedaży.

Nie wiesz, którą datę wpisać na fakturze? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym JK Franków. Pomożemy ustalić właściwe daty dla Twoich faktur.

Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i opisuje przepisy obowiązujące w październiku 2026 r. Nie stanowi porady w konkretnej sprawie.